Estructura organizacional

En un esfuerzo por funcionar de manera más eficiente, algunas empresas implementan estructuras organizativas en su lugar de trabajo. Según el tamaño de la empresa y la forma en que opera, algunas estructuras pueden ser más beneficiosas que otras. Saber cómo opera su empresa lo ayudará a desempeñarse de acuerdo con lo que se espera de usted y lo ayudará a convertirse en un mejor empleado en general.

En este artículo, definimos las estructuras organizativas, incluidos sus diversos tipos y el propósito y los beneficios de su uso.

¿Qué es una estructura organizacional?

Una estructura organizacional detalla cómo se delegan ciertas actividades para lograr el objetivo de una organización. Describe el rol de un empleado y varias responsabilidades dentro de una empresa. Cuanta más autoridad tengan los empleados, más alto estarán en la estructura organizativa. Además, cuanto más organizada está una estructura, más eficientemente opera una empresa. Hay cuatro tipos de estructuras organizativas: estructuras funcionales, estructuras de flatarquía, estructuras matriciales y estructuras divisionales.

¿Cuáles son los beneficios de una estructura organizacional ?

Aunque no todas las empresas utilizan estructuras organizativas, las que sí las utilizan pueden obtener varios beneficios. Estos son algunos de los beneficios de implementar una estructura organizativa en su empresa:

• Toma de decisiones más rápida
• Varias ubicaciones comerciales
• Eficiencia operativa mejorada
• Mayor desempeño de los empleados
• Elimina la duplicación de trabajo
• Reducción del conflicto de empleados
• Mejor comunicación

Toma de decisiones más rápida

Cuando los diversos equipos de su empresa puedan comunicarse de manera más eficaz, la comunicación general de su empresa también se verá afectada positivamente. Esto conducirá a una toma de decisiones más rápida. En otras palabras, el flujo de información con una estructura organizativa se puede utilizar para promover una toma de decisiones más rápida.

Varias ubicaciones comerciales

Si es propietario de un negocio, tener una estructura organizativa ayuda a garantizar que todas sus ubicaciones funcionen de manera similar y sigan los mismos procedimientos. Debido a que no es posible que los propietarios estén en todos los lugares, una estructura organizada puede brindarle algo de tranquilidad. Este es particularmente el caso cuando su empresa comienza a crecer en tamaño.

Eficiencia operativa mejorada

Dado que las estructuras organizativas dividen a las empresas en varios equipos o sucursales, ayudan a garantizar que todas las tareas y responsabilidades específicas de esas divisiones se cumplan con mayor facilidad. Cuando un empleado sabe en qué debería estar trabajando, puede hacerlo de manera más rápida y eficiente. En esencia, una estructura organizada crea un sistema eficiente y optimizado que ayuda a mejorar las operaciones de la empresa en general.

Mayor desempeño de los empleados

Cuando a un empleado se le delegan ciertas tareas y responsabilidades de manera clara, puede desempeñarse bien en su trabajo. Una estructura organizada proporciona a los empleados la orientación que necesitan para rendir al máximo todos los días. Una mejora en el desempeño de los empleados también puede conducir a una mayor moral y confianza de los empleados.

Elimina la duplicación de trabajo

Cuando los empleados se dividen en equipos de acuerdo con sus habilidades y experiencia, se elimina el riesgo de superposición de tareas laborales. Por ejemplo, si un proyecto se asigna a un equipo, los otros equipos saben que no es su responsabilidad asumirlo porque también tienen sus propias tareas delineadas.

Reducción del conflicto de empleados

El uso de estructuras organizativas puede eliminar potencialmente los conflictos entre empleados. Si bien varios factores pueden entrar en juego a este respecto, una vez que un empleado conoce sus funciones, más concentrado estará en su propio trabajo. En su mayor parte, esta es una excelente manera de evitar cualquier conflicto creciente entre compañeros de trabajo.

Mejor comunicación

Si bien esto variará de una compañía a otra y dependerá de la estructura organizacional específica existente, una jerarquía organizacional tiene el potencial de fomentar una comunicación saludable entre las diferentes divisiones y equipos. Una vez que los deberes se delegan a varios equipos e individuos, otros en el lugar de trabajo sabrán a quién acudir para ciertos asuntos. Por ejemplo, si está en un equipo con un gerente, sabrá a quién informar en caso de que surjan problemas. De manera similar, si alguien de marketing tiene alguna pregunta sobre el diseño del proyecto, sabe contactar al departamento de arte.

Tipos de estructura organizacional

Hay cuatro tipos de una estructura organizacional. Comprender cómo funcionan y cuáles son sus beneficios e inconvenientes puede ayudarlo a tomar una decisión más informada sobre cuál implementar en su lugar de trabajo. Los cuatro tipos son:

1. Estructura funcional
2. Estructura divisional
3. Flatarquía
4. Estructura de la matriz

1. Estructura funcional

En una estructura funcional, las organizaciones se dividen en grupos especializados con roles y deberes específicos. Una estructura funcional también se conoce como estructura organizativa burocrática y se encuentra comúnmente en pequeñas y medianas empresas. La mayoría de la gente en la fuerza laboral tiene experiencia trabajando en este tipo de estructura organizacional. Por ejemplo, muchas empresas dividen su organización en varios departamentos, como finanzas, marketing y recursos humanos. Luego, cada uno de estos departamentos tiene un gerente que lo supervisa. Luego, este gerente es supervisado por un administrador o ejecutivo que supervisa varios departamentos.

Estas son algunas de las ventajas de esta estructura:

• Empleados agrupados por habilidad
• Mayor sentido del trabajo en equipo

A continuación, se muestran algunas desventajas de esta estructura:

• Falta de comunicación con otros departamentos.
• Competencia malsana
• Asuntos Gerenciales

2. Estructura divisional

En una estructura divisional, varios equipos trabajan juntos hacia un objetivo único y común. Cada una de estas divisiones tiene su propio ejecutivo que administra la forma en que opera esa rama, controla sus presupuestos y asigna sus recursos. Las grandes empresas emplean este tipo de estructura organizativa. Un ejemplo de la estructura divisional es una empresa de automóviles que separa su empresa por ramas de vehículos SUV, eléctricos o sedán. Si bien cada sucursal tiene su propia función, todas trabajan con el mismo objetivo de realizar una venta. Esto también se conoce como estructura de múltiples divisiones.

Estas son algunas de las ventajas de esta estructura:

• Centrarse en un solo bien o servicio
• Liderazgo más centralizado

A continuación, se muestran algunas desventajas de esta estructura:

• Mala integración con otras divisiones
• Competencia entre divisiones
• Falta de comunicación entre divisiones
• Posibles implicaciones fiscales

3. Flatarquía

En una flatarquía, hay pocos o ningún nivel de gestión. Una empresa que utiliza esta estructura podría tener un solo gerente entre su ejecutivo y todos los demás empleados. Se llama flatarquía porque es un híbrido de una jerarquía y una organización plana. Este tipo de estructura organizativa es más utilizada por empresas más pequeñas ya que tienen menos empleados, aunque puede utilizarse en empresas de todos los tamaños. Si bien algunas empresas surgen de esta estructura organizativa, otras continúan utilizándola.

Estas son algunas de las ventajas de esta estructura:

• Rentable
• Fomenta la buena comunicación
• Mayor moral de los empleados
• Toma de decisiones más rápida

A continuación, se muestran algunas desventajas de esta estructura:

• Potencial conflicto de empleados
• Confusión de liderazgo

4. Estructura de la matriz

En el estilo matricial de la estructura organizacional, los empleados se dividen en equipos que dependen de dos gerentes: un gerente de proyecto o producto junto con un gerente funcional. En esencia, una estructura matricial es una combinación de varias estructuras organizativas. Debido a que estos equipos tienen dos gerentes, una estructura matricial promueve la dualidad y el intercambio de recursos. Los empleados que trabajan para empresas que utilizan la estructura matricial tienen el potencial de ampliar su conjunto de habilidades, ya que pueden ser asignados a varios proyectos que requieran diferentes niveles de experiencia o habilidades.

Estas son algunas de las ventajas de esta estructura:

• Fomenta el diálogo abierto
• Entorno laboral flexible

A continuación, se muestran algunas desventajas de esta estructura:

• Confusión de liderazgo
• Conflicto de lealtades de liderazgo
• Potencialmente más costoso
• Es posible que los roles no estén claramente definidos
• Carga de trabajo de los empleados potencialmente pesada

Cómo diseñar una estructura organizacional

La estructura organizacional se usa para desarrollar cómo los grupos y las personas se organizan o se dividen en departamentos para ayudar a alcanzar los objetivos de una organización. Define una estructura de informes, trabajos, compensación y responsabilidades para cada función. El diseño de una estructura organizacional requiere la consideración de los valores, los objetivos financieros y comerciales de una organización. Debería permitir el crecimiento de la organización y la capacidad de agregar trabajos o departamentos adicionales.

#Primer Paso

Definir unidades de negocio o departamentos. Cada unidad de negocio debe tener objetivos y responsabilidades similares que puedan ser supervisados ​​y dirigidos por uno o varios gerentes. Las unidades de negocio o departamentos se alinearán para ayudar a crear una estructura organizativa adecuada. Dependiendo del tipo de estructura organizativa que se utilice, los departamentos pueden alinearse lateralmente con otros departamentos o uno puede supervisar a otro.

#Segundo Paso

Determine qué tipo de estructura organizativa se adapta mejor a sus necesidades comerciales. Los diversos tipos de estructura organizativa garantizan que una organización pueda funcionar con éxito con su estructura de informes, expandirse si es necesario y cumplir con éxito sus objetivos. Por ejemplo, si su organización es pequeña, es posible que simplemente requiera que la estructura organizativa se divida en departamentos, como producción, recursos humanos y finanzas. El tipo de negocio, las unidades y la forma en que opera de su organización determinarán qué tipo de estructura organizativa elegir.

#Tercer Paso

Definir los equipos ejecutivos y gerenciales. Los ejecutivos y gerentes son responsables de garantizar que cada unidad de negocios cumpla con los objetivos de la organización. Esto puede incluir uno o varios altos ejecutivos para supervisar toda la organización y los gerentes para dirigir cada unidad de negocios dentro de la estructura organizacional. la organización puede requerir un supervisor para supervisar todas las operaciones, o varios supervisores para dirigir cada unidad de negocio, reportando en última instancia a un alto ejecutivo o propietario.

#Cuarto Paso

Establezca métricas de desempeño y compensación. Cuando se determina la estructura organizativa, las descripciones de los puestos pueden definirse claramente y dónde encaja cada puesto en la jerarquía. Cada descripción de trabajo debe reflejar las competencias requeridas para realizar el trabajo y las expectativas de cada trabajo para cumplir con los objetivos de la organización. Una vez que se define cada puesto de trabajo dentro de la estructura, la compensación debe definirse en función de las responsabilidades de cada puesto.

Ejemplos de controles culturales en la estructura organizacional

La cultura organizacional es un término que define patrones específicos de comportamiento, incluidos los rituales, las reglas y la identidad dentro de un entorno profesional. La cultura específicamente es un medio para controlar el comportamiento, proporcionando estabilidad dentro de la organización y un sentido de pertenencia. Las personas que alteran los patrones de comportamiento normales, o evitan los controles culturales dentro de su organización, pueden ser consideradas negativas o desviadas. Los líderes de la empresa desarrollan controles culturales para crear normas sociales y un sentido de valores compartidos dentro de la organización.

Normas sociales no escritas

La mayoría de las grandes organizaciones defienden la individualidad, pero en realidad crean un entorno de conformidad. La mayoría de las organizaciones, de hecho, tienen niveles esperados de normas de comportamiento, ya sea que fomenten la individualidad o la conformidad. Las normas sociales son reglas de comportamiento no escritas que dictan cómo reaccionan los individuos en situaciones específicas. Estos son aplicados por pares mediante sanciones sociales. Por ejemplo, si su grupo tiene una regla de silencio no escrita con respecto a las prácticas no éticas, una persona que se pronuncie en su contra puede ser rechazada y excluida de futuras actividades grupales.

Estado de la misión

Cada empresa tiene una declaración de misión y la mayoría la tiene escrita de alguna forma. La declaración de misión proporciona una dirección para que todos los miembros y empleados tomen con respecto a las acciones, el comportamiento y el control de calidad. La cultura dentro de una empresa no es espontánea. Se cultiva y crea deliberadamente, y la declaración de misión es el punto de partida. Por ejemplo, una declaración de misión que dice: "Nuestra misión es inspirar y nutrir el espíritu humano: una persona, una taza, un vecindario a la vez", implica estándares de alta ética, activismo comunitario y calidad. Proporciona una base para la cultura de la empresa y cómo deben comportarse sus empleados.

Regla y regulaciones

Ese manual del empleado que recibió en su primer día de trabajo es una buena idea de la cultura y los métodos de control del comportamiento de su empresa. La mayoría de los manuales de la empresa deben incluir aspectos tales como acuerdos de no divulgación, políticas contra la discriminación, horarios de trabajo previstos, normas de conducta e información general. Si bien muchos de estos están incluidos por la ley federal o estatal, otras políticas de la empresa se ajustan a la estructura y cultura de la organización. La violación de estas políticas podría resultar en reprimendas verbales o escritas por parte de su superior o el despido en casos extremos. Las reglas y regulaciones se integran en la cultura de la empresa y, a veces, se integran en los valores compartidos y las normas sociales de la cultura.

Modelado deliberado de roles

Cuando es un nuevo empleado, recibe capacitación durante un cierto período de tiempo. Este período de formación, en términos culturales, es un modelo de rol deliberado. Su entrenador o gerente le muestra cómo funciona la organización, qué se espera que haga y cómo se espera que se desempeñe y actúe. Esto también se aplica a las organizaciones de miembros. El modelado de roles deliberado continúa a lo largo de su membresía o empleo, ya que las personas buscan a los líderes recordatorios o pistas sobre lo que es importante. Los líderes deben actuar de una manera que refleje los valores de la organización; de lo contrario, los miembros y empleados se vuelven cínicos y resentidos.

Ejemplos de estructura organizacional industrial

Las corporaciones utilizan estructuras organizativas que colocan posiciones clave sobre las necesidades situacionales de las operaciones industriales. Muchas empresas de fabricación dividen la estructura organizativa industrial por departamentos dentro de una sola instalación. Para algunas empresas, la diversidad de productos dicta la necesidad de que los departamentos supervisen los grupos de productos. Otras estructuras de organización empresarial sirven a la ubicación geográfica de varias instalaciones con divisiones de sucursales.

Organizacion funcional

Este tipo de estructura organizativa industrial divide al personal en departamentos por funciones. Un director o vicepresidente a cargo de cada función reporta directamente al CEO o presidente. Las funciones incluyen fabricación, ingeniería, marketing y finanzas. Cada departamento maneja funciones tales como recursos humanos si no existe un departamento separado para ello. Los gerentes se hacen cargo de las divisiones en funciones tales como presupuestación y contabilidad en finanzas, y ventas y publicidad en marketing.

División de productos

Las empresas que producen o comercializan una gran variedad de productos utilizan estructuras de organización empresarial que dividen las posiciones clave para gestionar cada grupo de productos. El director ejecutivo de una empresa de electrónica, por ejemplo, asigna un director a cada división de productos, como teléfonos móviles, televisores y monitores. Cada división tiene una estructura similar con un gerente a cargo de la producción, el marketing y la ingeniería. Los grandes almacenes utilizan divisiones de productos con un gerente a cargo de cada departamento.

Divisiones regionales

Las operaciones minoristas y de restaurantes a menudo venden diferentes productos para adaptarse a los diferentes mercados culturales. Algunas empresas tienen varios departamentos en diferentes instalaciones. Un productor textil hipotético puede tener dos o más fábricas que producen artículos textiles en diferentes estados o países. La oficina central de la empresa se encuentra en otro estado y la oficina de ventas se encuentra en otra ubicación de oficina. En cada caso, la tienda, restaurante, molino o sucursal tiene su propia estructura organizativa en varios departamentos.

Estructuración de enfoque múltiple

Algunas empresas mezclan las divisiones de productos y funciones en una cuadrícula. Los directores de marketing, ingeniería y fabricación tienen a su cargo todas las divisiones de productos de un productor de artículos de cuero, por ejemplo. Luego, cada división de productos tiene su propia estructura de gestión similar para manejar las divisiones de productos. Hay un gerente diferente a cargo de marketing, manufactura, desarrollo, finanzas y recursos humanos para los productos horseman, productos para motociclistas, materiales automotrices y materiales de fabricación de muebles.