8 ejemplos de redacción comercial

Los profesionales utilizan varios ejemplos de redacción comercial para comunicarse con sus compañeros de trabajo, empleados y clientes. El propósito previsto de estas comunicaciones comerciales puede afectar su formato o contenido. Cuando comprenda los diferentes tipos de redacción comercial, puede utilizar ese conocimiento para comunicarse de manera más eficaz e involucrar a sus lectores. En este artículo, explicamos los diferentes tipos de redacción comercial, proporcionamos ejemplos comunes y ofrecemos consejos para mejorar sus habilidades.

Tipos de redacción comercial

La redacción comercial se refiere a las comunicaciones escritas realizadas con colegas, supervisores, clientes y otras partes interesadas comerciales. El contenido o el propósito de estas comunicaciones puede variar según la categoría de redacción comercial. Esta lista describe los cuatro tipos generales de redacción comercial:

• Instructivo: la escritura comercial instructiva tiene como objetivo proporcionar instrucciones u orientación a los lectores. Por ejemplo, un manual de usuario puede brindar a los empleados un proceso paso a paso para completar una tarea.
• Informativo: la escritura comercial informativa tiene el propósito de informar a los lectores o registrar información relacionada con el negocio. Por ejemplo, un estado financiero documenta el desempeño financiero de una empresa y las actividades relacionadas.
• Persuasivo: la escritura empresarial persuasiva convence o influye en sus lectores, normalmente para hacerlos sentir positivos sobre algo. Por ejemplo, las organizaciones utilizan propuestas para mostrar su negocio y obtener contratos con los clientes.
• Transaccional: la redacción comercial transaccional se refiere a las comunicaciones diarias realizadas en el trabajo o relacionadas con el negocio. Por ejemplo, un consultor que trabaja en un proyecto puede enviar una factura a su cliente detallando sus servicios y la información de facturación relacionada.

Ejemplos comunes de redacción comercial

Puede utilizar la siguiente lista para conocer ocho ejemplos comunes de redacción comercial que puede encontrar en el lugar de trabajo:

Cartas de negocios

Una carta comercial sirve como ejemplo de redacción comercial transaccional. Se refiere a un documento formal impreso que una persona envía a un colega, supervisor o asociado profesional. Normalmente, las personas utilizan este tipo de redacción comercial cuando realizan comunicaciones laborales o comerciales.

Por ejemplo, un empleado puede escribir una carta de renuncia para transmitir su decisión de dejar un trabajo. O un profesional de ventas puede enviar cartas de ventas a sus clientes para presentarles un nuevo producto y describir sus características. Hay varios tipos de cartas comerciales, que incluyen:

• Cartas de propuestas comerciales
• Cartas de recomendación
• Cartas de seguimiento de la entrevista
• Cartas de oferta
• Cartas de renuncia

Aunque el contenido varía, las cartas comerciales tienden a seguir un formato definido. Debe incluir la información de contacto tanto del remitente como del destinatario, un saludo formal, una declaración de cierre y la firma del remitente. El cuerpo de la carta puede estar compuesto por uno o varios párrafos que transmitan el mensaje deseado. Debido a su naturaleza formal y al tiempo que puede tomar enviar uno, este tipo de redacción comercial no es adecuada para enviar mensajes rápidamente.

Correos electrónicos

Un correo electrónico es otro ejemplo de redacción comercial transaccional. Es probable que represente el tipo de redacción comercial que los profesionales utilizan con más frecuencia. Mediante el correo electrónico, el remitente puede transmitir su mensaje a un destinatario casi instantáneamente a través de Internet.

Por lo general, una persona envía un correo electrónico a sus colegas o clientes para proporcionar información o pedirles que tomen medidas sobre algo. Por ejemplo, un supervisor puede enviar un correo electrónico a uno de sus empleados pidiéndole que recopile información sobre un nuevo producto. O un equipo que trabaja en un proyecto puede enviar un correo electrónico con detalles sobre su progreso al cliente.

Al igual que una carta comercial, los correos electrónicos comerciales a menudo incluyen un saludo, una declaración de cierre y la información de contacto del remitente. Si bien los correos electrónicos tienden a ser un método de comunicación menos formal, aún deben seguir el lenguaje y la gramática adecuados para demostrar profesionalismo en el lugar de trabajo.

Por lo general, un correo electrónico es relativamente breve y transmite un solo mensaje o propósito porque es posible que los destinatarios no dediquen demasiado tiempo a leer correos electrónicos. Un elemento esencial de un correo electrónico es su línea de asunto, que puede proporcionar contexto sobre lo que el lector puede esperar encontrar en su mensaje.

Memos

Una nota comercial representa un ejemplo de redacción comercial instructiva. Es un método breve y menos formal de comunicar información dentro de una organización. Normalmente, las empresas utilizan notas para comunicaciones masivas en lugar de mensajes personales. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos puede enviar un memorando sobre cambios en los procedimientos o políticas de la empresa a los empleados. O un gerente podría enviar uno a las partes interesadas internas informándoles del lanzamiento de un nuevo producto.

Por lo general, un memorando es un mensaje breve centrado en un propósito, por lo que no debería tomar mucho tiempo leerlo. Si bien es menos formal que un informe o una carta comercial, aún debe mantener un lenguaje apropiado para el lugar de trabajo. Al igual que otros tipos de redacción comercial, las notas pueden incluir una introducción, un párrafo del cuerpo, una conclusión y la información de contacto del remitente. Las notas suelen utilizar un encabezado para informar a los destinatarios del propósito del mensaje y pueden incorporar otros detalles, como la fecha.

Manuales

Un manual o manual sirve como otro ejemplo de escritura empresarial instructiva. Un manual del empleado proporciona información a los empleados para garantizar que comprendan y cumplan las políticas y procedimientos de la empresa.

Algunos empleados reciben manuales que brindan instrucciones que pueden seguir para realizar su trabajo o completar tareas específicas. Según el tamaño de la organización, el propietario de la empresa o un departamento de recursos humanos pueden ayudar a redactar este documento. También pueden consultar a un abogado para que les ayude a redactar el texto en torno a los términos y condiciones legales.

Un manual instruye a los empleados, por lo que debe utilizar un lenguaje sencillo y conciso para garantizar su comprensión. También incorpora información importante que los empleados deben conocer para realizar su trabajo o seguir los estándares de la empresa. Por ejemplo, un manual describe las políticas de las empresas con respecto a la compensación, el código de vestimenta, el tiempo libre y los horarios. También puede proporcionar información sobre una empresa, como su misión, valores, historial y términos de empleo. Los empleados necesitan toda esta información de una manera fácil de entender para ayudar a empoderarlos en el trabajo.

Informes comerciales

Un informe comercial representa un ejemplo de redacción comercial informativa. Este tipo de documento describe información importante sobre la empresa o un proyecto específico. Por lo general, su propósito es proporcionar datos, investigaciones y otra información para ayudar a los gerentes, ejecutivos u otras partes interesadas a tomar decisiones relacionadas con el negocio. Las empresas utilizan varios tipos de informes, como:

• Informes de cumplimiento
• Informes de viabilidad
• Informes de investigación
• Informes de recomendaciones

Escribir un informe comercial requiere objetividad en lugar de insertar opiniones personales sobre el tema. Los lectores deben confiar en los hechos, la investigación y los datos que contiene para tomar una decisión. Sin embargo, los informes que incorporan secciones de recomendación permiten algunas opiniones cuando el autor sugiere posibles soluciones a los problemas. El formato puede variar, pero los informes comerciales suelen incluir los siguientes elementos:

• Resumen ejecutivo
• Tabla de contenido
• Introducción
• Párrafos del cuerpo)
• Conclusión
• Referencias
• Apéndice

Agendas de reuniones

La agenda de una reunión sirve como otro ejemplo de redacción comercial informativa. Es un documento que describe los temas tratados durante una reunión y los objetivos que pretende alcanzar. La persona que dirige la reunión puede redactar la agenda o delegar la tarea a otra persona.

Este documento establece el plan y cada asistente recibe una copia impresa para ayudarlos a seguir adelante y mantenerse en el tema. Este tipo de redacción comercial es esencial porque puede ayudar a que las reuniones sean más eficientes y productivas.

La agenda de una reunión sirve como un esquema, por lo que no requiere una redacción formal. En cambio, puede usar oraciones incompletas, taquigrafía o viñetas. El escritor también incorpora un cronograma de eventos: identifican preguntas o información para abordar, tareas para completar y las personas que las manejarán. También define cuánto tiempo dedicar a cada tarea o tema. La agenda de la reunión también puede incluir otros detalles, como la fecha, la hora y el lugar de la reunión.

Comunicados de prensa

Un comunicado de prensa puede servir como ejemplo de redacción comercial persuasiva. Las organizaciones utilizan comunicados de prensa para compartir anuncios o noticias con una audiencia externa. Por lo general, tienen un departamento de comunicaciones o relaciones públicas que se encarga de esta tarea.

Las empresas pueden publicar un comunicado de prensa en su sitio web o publicaciones de noticias, ya sea en línea o en periódicos. A menudo, su propósito es promover una organización o construir su reputación, aunque una organización a veces debe usar un comunicado de prensa en respuesta a noticias o eventos negativos.

Debido a que los comunicados de prensa llegan al público, deben utilizar un lenguaje profesional e información precisa. No debe exceder las 500 palabras para mantener el interés de los lectores. A menudo, los escritores pueden agregar interés o un elemento más personal al incorporar testimonios o citas de partes interesadas relevantes.

Boletines

Un boletín es un ejemplo de redacción comercial que las organizaciones pueden utilizar interna y externamente. Mientras que los boletines internos tienen un propósito informativo, los boletines externos pueden ser una forma persuasiva de redacción comercial.

Una organización puede tener personal interno, como departamentos de comunicaciones o de recursos humanos, que redactan y distribuyen un boletín informativo programado que proporciona noticias y otra información importante sobre la empresa a los empleados. O pueden enviar un boletín informativo en un horario regular, como mensualmente, a sus clientes para mantenerlos informados sobre la empresa y sus productos o servicios promocionales.

Los boletines suelen representar un tipo de redacción comercial menos formal. Los boletines internos de la empresa pueden utilizar un lenguaje más relajado para generar entusiasmo por los próximos eventos, celebrar los éxitos recientes o destacar a los empleados impresionantes.

Del mismo modo, los boletines externos tienden a utilizar un estilo más informal para atraer y relacionarse con sus clientes. Los boletines también pueden incorporar elementos visuales para hacer que los lectores se involucren más. El formato puede variar, pero las empresas deben tratar de ser coherentes con su estilo para asegurarse de que los destinatarios sepan qué esperar cada vez.

Consejos para redactar una empresa de forma eficaz

Si desea mejorar sus habilidades, intente incorporar algunos de los siguientes consejos en su próxima comunicación comercial escrita:

Mantenlo conciso

Cuando se comunique con compañeros profesionales, intente que su mensaje sea breve. Durante el horario laboral, es posible que sus destinatarios no tengan mucho tiempo para leer su mensaje. Elimine cualquier palabra innecesaria o información irrelevante y mantenga sus mensajes enfocados en su punto principal.

Adapte a su audiencia

Antes de escribir, piense en sus lectores. Este paso puede ayudarlo a determinar qué tipo de contenido es y qué no es necesario, junto con el lenguaje y el tono adecuados para usar. Por ejemplo, cuando escriba a alguien que no pertenezca a su industria, debe evitar el uso de jerga de la industria que tal vez no le resulte familiar. O un correo electrónico a un supervisor puede requerir un tono más formal que el que envía a un compañero de trabajo cercano.

Divide el texto

A algunas personas les resulta difícil leer o concentrarse en bloques de texto grandes. Divida diferentes ideas en nuevos párrafos o use viñetas para transmitir ideas rápidamente a los lectores. También puede incorporar elementos como encabezados para agregar contexto o demostrar sus ideas principales.

Usar plantillas

Si tiene tipos específicos de comunicaciones comerciales que utiliza con regularidad, intente buscar o crear plantillas para que el proceso sea más eficiente. Por ejemplo, las plantillas le permiten completar los espacios en blanco en lugar de comenzar de nuevo cada vez que necesite escribir la agenda de una reunión, por ejemplo. Algunas empresas incluso proporcionan plantillas a los empleados para garantizar que los documentos, como informes comerciales o presentaciones, mantengan la coherencia.

Revisa tu trabajo

Siempre debe revisar sus documentos antes de enviarlos o enviarlos. Asegúrese de corregir y eliminar cualquier error ortográfico, gramatical o de otro tipo. Un documento sin errores impresiona a los lectores y demuestra su profesionalismo. También puede pedirle a un colega que lo lea para asegurarse de que no se haya perdido nada.