Formato de ejemplo para solicitar una propuesta a una empresa

Un Formato solicitud de propuesta comercial o “Solicitud de Propuesta” (RFP), es un documento comercial para solicitar productos o servicios específicos, y para evitar errores por parte de los proveedores, al momento de realizar el pedido.

Las solicitudes de propuestas constan de tres partes:

Primero.- Una portada, donde se indica que estamos realizando una solicitud de propuesta y el tipo de producto o servicio que estamos solicitando.

Posteriormente, se presenta la empresa candidata, mencionando su nombre, el sector al que pertenece, la fecha de fundación o establecimiento, a la que presta sus servicios, su presencia en los Estados del país o en otras partes del mundo.

Segundo.- Especifica el tipo de producto o servicio requerido en el caso de los productos que se explican.

• Características
• Al resultado
• Estándares de calidad (ISO, DIN o similar)

Aspectos que debe cumplir la empresa, así como sus fechas de compra, plazos de entrega, etc., en el caso de los servicios, tipo de servicio requerido, objetivos, alcance, experiencia requerida por el personal que prestará el servicio (especialización, experiencia , certificación, etc.), herramientas y experiencia en su gestión (y si esta herramienta será proporcionada o debe ser proporcionada por la empresa a contratar).

Tercero.- Es la solicitud a la empresa contactada, los detalles de su producto o servicio, así como la especificación de los criterios para seleccionar la oferta ganadora; En el apartado de las características del producto o servicio, te pedimos que la oferta que realices siga ciertos datos, que especificaremos, que nos permitirán comparar las diferentes ofertas que nos envíen y facilitar el proceso de selección. Entre estos datos podemos destacar:

Datos técnicos del producto o experiencia de la empresa que presta el servicio, plazo de entrega.

• Cumplimiento de estándares técnicos, experiencia y certificación, información de soporte y servicio técnico.
• Periodos de Garantía, Precios y Costos Adicionales (Diarios, Impuestos, etc.) También en este apartado, puede solicitar formatos específicos en el formato y soporte de los datos solicitados, para facilitar la comparación; Por ejemplo, que el documento que nos envía esté en formato Word, con una determinada fuente y con un cierto espaciado; el presupuesto en formato Excel y un catálogo de productos en formato PDF.

Ejemplo de formato sencillo para solicitar una propuesta a una empresa:

SOLICITUD DE PROPUESTA

Solicitamos "MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS"

SOBRE NOSOTROS.- COMPAÑÍA EDITORIAL LUX INTELLECTUM, es una editorial fundada en 1975, dedicada a la corrección e impresión de textos, tesis y revistas de divulgación científica; Nuestros servicios están dirigidos a autores y columnistas en temas de divulgación científica, libros de texto y materiales auxiliares para la labor educativa, desde 2001 hemos implementado servicios de maquetación, formateo y difusión digital, así como la creación de materiales multimedia en CD Mídia ROM y DVD- ROM. Contamos con distribución nacional de nuestros materiales impresos y documentos digitales en todo el mundo a través de nuestra tienda online.

MISIÓN.- Nuestra misión es la impresión y distribución de material educativo, para apoyar a los estudiantes, desde el nivel básico, hasta los niveles profesionales y de especialización en las empresas.

NUESTROS VALORES:

• Creatividad
• Innovación
• Puntualidad
• Precaución
• precisión del idioma
• Estrecha colaboración con nuestros subcontratistas
• distribución total
• Innovación
• ética profesional
• Liderazgo

ACERCARSE.- Nuestro equipo de TI se revisó hace un año y hemos estado trabajando en ello; Nuestro departamento técnico realiza limpiezas de mantenimiento periódicas, pero el rendimiento medio de las máquinas ha disminuido en los últimos meses. Por este motivo y debido a nuestra carga de trabajo, solicitamos a una empresa que realice el mantenimiento preventivo de nuestros equipos.

OBJETIVO:

1. Revisión de nuestros equipos informáticos y de diagnóstico.
2. Solución propuesta.
3. Posible solución de problemas.

LÍMITES.- El hardware debe repararse y configurarse en un plazo máximo de una semana. Puede estar disponible los sábados si es necesario.

BIENVENIDOS Y OFERTAS.- Para estudiar sus ofertas, le solicitamos que nos envíe la siguiente información tanto por escrito como en formato digital Word:

• Nombre de la empresa.
• Experiencia de trabajo.
• Certificación de su equipo. Se dará preferencia cuando el equipo esté certificado por Microsoft.
• Tiempo aproximado para revisión y reconfiguración de aproximadamente 40 dispositivos.
• Número de personas necesarias para realizar la tarea.
• Sistema de asistencia en caso de averías no detectadas o como consecuencia del servicio.

Esto también requiere información en papel y en formato Excel, en documentos separados, de la siguiente manera:

Hoja 1: Formato de presupuesto que incluye la siguiente información:

• presupuesto de trabajo
• Costes laborales
• Otros costos
• Costo total del trabajo
• Lista de herramientas o software que permanecerán en su lugar durante el período de trabajo

Hoja 2: Programa detallado de actividades.

SELECCIÓN.- Las propuestas se recibirán del 9 al 13 de junio de 2014.

Para seleccionar la empresa ganadora se considerarán inicialmente los criterios de Experiencia y certificación, así como el presupuesto total y plazos de acuerdo a su calendario de actividades.

Iris Alba

Wichita, 23 de mayo de 2014

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