Gastos administrativos

Las empresas incurren en muchos tipos de gastos en el curso de la realización de sus negocios. Uno de ellos son los gastos administrativos, que se relacionan con el costo total de funcionamiento de una empresa, más que con la creación de un producto o servicio específico. Comprender los gastos administrativos puede ayudar a una empresa a mantenerse dentro del presupuesto y aumentar su margen de beneficio. En este artículo, definimos qué son los gastos administrativos y exploramos una lista de gastos administrativos comunes.

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son los costos regulares de funcionamiento de una empresa y no se relacionan con ningún departamento ni con la producción, investigación o desarrollo de un producto o servicio. La mayoría de los gastos administrativos incluyen cosas que una empresa debe pagar para poder realizar negocios, independientemente de la cantidad de productos que venda.

¿Por qué son importantes los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son importantes porque pueden mostrarle a una empresa cuánto dinero gastan en operar su negocio y cuánto dinero les queda para gastar en producción, ventas y promoción. Esto puede ayudar a una empresa a controlar sus gastos y ajustar sus gastos.

Gastos administrativos comunes

A continuación, se muestran algunos gastos administrativos habituales:

Alquilar

Uno de los gastos administrativos más comunes en los que incurren las empresas es el alquiler. Una empresa puede utilizar oficinas, espacios de trabajo, almacenes y otras instalaciones donde puede realizar operaciones comerciales, todo lo cual generalmente implica un contrato de alquiler que le permite a la empresa utilizar el espacio por un costo fijo todos los meses.

Utilidades

Los servicios públicos son otro gasto administrativo común, especialmente las empresas que alquilan oficinas o instalaciones. Hay varios tipos de costos de servicios públicos, la mayoría de los cuales involucran facturas por servicios como electricidad, agua, calefacción y aire acondicionado, y recolección de basura. Algunos propietarios pueden agrupar los servicios públicos con el alquiler de una empresa, pero incluso en estos casos, generalmente hay uno o dos servicios públicos que la empresa debe pagar por separado.

Equipo y suministros de oficina

El equipo y el material de oficina también son gastos administrativos habituales. El equipo de oficina puede referirse a sillas de oficina, escritorios, computadoras y teléfonos que una empresa requiere para realizar tareas relacionadas con el negocio. Los suministros de oficina pueden incluir de todo, desde bolígrafos y cuadernos hasta tazas de café y tinta de impresora.

Pólizas de seguro

Otro gasto administrativo común es el dinero que las empresas gastan en seguros para sus empresas y empleados. Si bien las pólizas específicas que adquiere una empresa pueden variar según la industria, los deberes laborales de los empleados y el lugar de trabajo, la mayoría de las empresas tienen un seguro que protege la seguridad de sus empleados en circunstancias imprevistas. Muchas empresas también optan por invertir en seguros comerciales o seguros de responsabilidad civil general, que pueden cubrir su negocio en casos de daños a la propiedad, pérdida de ingresos comerciales o demandas judiciales.

Salarios y beneficios de los empleados

Los salarios y beneficios de los empleados se consideran gastos administrativos. Si bien una empresa puede ofrecer diferentes beneficios a los empleados que ganan diferentes niveles de salario, todos entran en la categoría de gastos administrativos.

Consejero legal

Como las operaciones comerciales pueden implicar el cumplimiento de los requisitos legales y las regulaciones de la industria, muchas empresas contratan un equipo legal interno que administra sus procedimientos legales y ofrece asesoramiento. Una empresa también puede mantener una lista de abogados específicos y contratarlos cuando surjan situaciones. El asesor legal puede asegurarse de que una empresa cumpla con todas las regulaciones necesarias de la industria.

Ejemplo de gastos administrativos

A continuación, se muestra un ejemplo para determinar qué gastos son gastos administrativos:

Una empresa de suministros de oficina está preparando su hoja de resultados al final del año fiscal. Durante el año pasado, la empresa gastó $ 18 000 en materiales para sus productos, $ 700 000 en salarios y beneficios de los empleados y $ 50 000 en nuevos equipos de fabricación. La compañía también paga $ 60,000 por año en alquiler y servicios públicos por su espacio de oficinas.

Mientras enumera los gastos en su hoja de ingresos, la compañía incluye $ 760,000 para contabilizar el dinero que pagó a los empleados en salarios y beneficios y sus costos de alquiler y servicios públicos. Estos son los gastos administrativos de la empresa.

Debido a que los $ 68,000 que la empresa gastó en materiales y equipos contribuyeron a la fabricación, no clasifica estos gastos como administrativos.

Preguntas frecuentes sobre gastos de administración

Aquí hay algunas respuestas a preguntas frecuentes sobre gastos administrativos:

¿Es el gasto por depreciación un gasto administrativo?

La depreciación puede ser un gasto administrativo en algunos casos. Sin embargo, una organización puede clasificarlo como un gasto de venta dependiendo de los activos que se están depreciando. Si una empresa considera la depreciación de las sillas que los empleados usan en la oficina, por ejemplo, puede clasificar ese gasto de depreciación como un gasto administrativo, ya que las sillas no están relacionadas con los costos de producción.

¿Cuándo se registran los gastos administrativos?

Los contables suelen registrar los gastos administrativos durante el período contable en el que se hacen cargo de los gastos. Esto a veces significa que el período en el que paga un gasto puede ser diferente del período en el que lo declara. Por ejemplo, si una empresa compra un equipo de oficina en el segundo trimestre fiscal que paga en el tercer trimestre fiscal, puede incluir el gasto como gasto administrativo para el segundo trimestre.

¿Qué son los gastos de venta, generales y administrativos?

Los gastos de venta, generales y administrativos se refieren a los gastos de venta, generales y administrativos. Los gastos generales y de venta incluyen los costos que contribuyen a la fabricación de productos, como el costo de los materiales o el precio del equipo de fabricación. También pueden ser gastos que pagan promoción y ventas.